Spese di viaggio (vitto e alloggio e il trasporto)
Le spese di viaggio sono i costi che un dipendente/amministratore / amministratore sostiene a fronte di una trasferta di lavoro.
Si possono quindi nominare il vitto, l’alloggio e il trasporto.
Ognuno di questi costi può essere sostenuto in accordo con l’azienda, perciò possono rientrare nelle spese di viaggio quelle per l’automobile, ma anche per treno, taxi, aereo o metro, oltre ai costi di hotel, appartamenti e alle spese sostenute per i pasti durante la trasferta.
Per la deducibilità delle spese viaggio esistono delle limitazioni che hanno sistemi di riconoscimento dei rimborsi previsti per legge.
Spese vitto e alloggio
Per il rimborso di vitto e alloggio relativo alle trasferte dei lavoratori / dipendenti, esistono tre diversi sistemi di calcolo e assegnazione:
- rimborso analitico o rimborso a pié di lista;
- rimborso forfettario;
- rimborso misto.
Questi sistemi sono regolamentati e distinguono tra trasferta nazionale e trasferta estera, per un corretto calcolo della deducibilità delle spese.
Spese di trasporto criterio generale
La deducibilità delle spese di trasporto, invece, non prevedono soglie, ma piuttosto riduzioni di validità.
Tutti i costi sostenuti per il veicolo di proprietà o per un’automobile a noleggio durante la trasferta – ad esempio il pedaggio autostradale o il carburante – si possono dedurre dal reddito d’impresa solamente se non si superano i 17 cavalli fiscali o i 20 cavalli in caso di vettura diesel, secondo le tabelle ACI.
Per il rimborso, il dipendente/amministratore dovrà presentare i documenti giustificativi di viaggio (fatture, scontrini, biglietti) e riassumerli in una nota spese.
Rimborso a pié di lista analitico
Il rimborso analitico è disciplinato dall’art. 93 comma 3 Tuir, il quale dichiara:
“Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite è elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero.”
Le limitazioni alla deducibilità delle spese di vitto e alloggio, secondo il rimborso analitico, prevedono quindi un limite di 180,76€ per le trasferte fuori dal territorio comunale e di 258,23€ per quelle all’estero.
Per la deducibilità delle spese di trasporto vale il criterio generale come sopra a tariffa ACI.
Rimborso forfettario
In alternativa al sistema di rimborso analitico, l’azienda può decidere di riconoscere al dipendente/amministratore un rimborso forfettario che consiste in una somma forfettaria di rimborso per le spese sostenute, senza l’obbligo di presentare documenti giustificativi.
La deducibilità delle spese di viaggio sono disciplinate in questo caso dall’art. 51 comma 5 del D.P.R. n. 917/1986, che prevede un limite di 46,48€ al giorno in caso di trasferte fuori dal territorio comunale e di 77,46€ al giorno in occasione di trasferte all’estero.
In questo sistema va sottolineato che gli importi indicati sono giornalieri e non dipendono dalla durata della trasferta, inoltre non sarà obbligatorio documentare le spese di vitto e alloggio ai fini fiscali.
Il rimborso delle spese di trasporto, invece, segue la stessa procedura prevista dal rimborso analitico, integrando ed aggiungendosi alle spese forfettarie.
Sono quindi esenti da tassazione anche i rimborsi di trasporto che vengono dichiarati con i rispettivi giustificativi.
Per la deducibilità delle spese di trasporto vale il criterio generale come sopra a tariffa ACI.
Rimborso misto
Questo sistema di rimborso prevede entrambe le soluzioni indicate nel rimborso analitico e quello forfettario.
Oltre al rimborso analitico di vitto e alloggio, infatti, al dipendente/amministratore viene riconosciuta anche un’indennità di trasferta.
La normativa che ne regola la deducibilità prevede che il datore di lavoro possa aggiungere come indennità esente da tassazione un massimo di 30,99€ al giorno per le trasferte in Italia e di 51,65€ al giorno per le trasferte all’estero.
Queste cifre corrispondono a un’indennità forfettaria di 2/3 dei limiti imposti al rimborso forfettario, ma possono essere applicati anche limiti di 1/3 che corrispondono quindi a 15,49€ al giorno per le trasferte in Italia e 25,82€ per trasferte all’estero.
Oltre a queste cifre, anche nel caso del rimborso misto viene riconosciuta al dipendente/amministratore la deducibilità delle spese di trasporto.
